{"id":213,"date":"2017-07-21T15:28:24","date_gmt":"2017-07-21T13:28:24","guid":{"rendered":"https:\/\/legal-tech-nerd.de\/?p=213"},"modified":"2018-05-20T16:06:01","modified_gmt":"2018-05-20T14:06:01","slug":"dokumentenautomatisierung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/legal-tech-nerd.de\/en\/2017\/07\/21\/dokumentenautomatisierung\/","title":{"rendered":"Dokumentenautomatisierung ?"},"content":{"rendered":"

Im Rahmen der aktuellen Diskussionen zum Thema \u201eLegaltech\u201c wird h\u00e4ufig seitens der Kanzleien oder Rechtsabteilungen \u00fcberlegt, sich zun\u00e4chst mit dem Bereich “automatisierte Dokumentenerstellung<\/em>” (Document assembly) zu besch\u00e4ftigen.<\/p>\n

Dies hat gute Gr\u00fcnde.<\/p>\n

Zum einen ist die Technik in diesem Bereich grunds\u00e4tzlich bereits ziemlich ausgereift, zum anderen bedarf es nicht \u2013 wie zum Beispiel bei Anwendungen zur Dokumentenanalyse \u2013 einer langwierigen Anlernphase der Software. Auch erscheinen die Effizienzsteigerungen in diesem Bereich vergleichsweise einfach umsetzbar zu sein.<\/p>\n

Doch wie so oft bei Softwareprojekten, sollte auch in diesem Fall nicht nur die Anschaffung der eigentlichen Applikation gut \u00fcberlegt sein, sondern es ist ebenfalls darauf zu achten, wie \u00fcberhaupt die Verwendung eines solchen Programmes zur automatisierten Vertrags- und Dokumentenerstellung in die bestehenden Arbeitsprozessen einer Kanzlei integriert werden kann.<\/p>\n

Insbesondere die Erstellung und Pflege <\/strong>von Vorlagen und Textmodulen, einschlie\u00dflich der -f\u00fcr die Datengewinnung im Rahmen des Automatisierungsvorganges notwendigen- Abfragemasken der Anwendung stellt neben der Dokumentengenerierung<\/strong> selbst einen nicht minder wichtigen Aspekt bei der Umsetzung eines solchen Projekts dar.<\/p>\n

W\u00e4hrend beim automatisierten Erstellungs- und ausgabeprozess<\/em> die Funktionsweise der angebotenen L\u00f6sungen mehr oder weniger identisch ist, gibt es gro\u00dfe Unterschiede<\/em> zwischen den einzelnen Programmanbietern bez\u00fcglich Art und Weise, wie<\/strong> Vorlagen und die hierzu korrespondierenden Entscheidungsdialoge erstellt und gepflegt<\/strong> werden.<\/p>\n

So gibt es Anbieter eines sogenannten \u201ecodebasierenden<\/strong>\u201c Ansatzes, bei welchem die Dokumentenlogik in einer Art “Programmiersprache” erstellt und auch gepflegt werden muss. Auf der anderen Seite sind auch Programme auf dem Markt, welche die (immer notwendige) Codierung einer Vorlage vor dem Ersteller \u201eversteckt\u201c und stattdessen ausschlie\u00dflich die Gestaltung der Dokumentenlogik \u00fcber Dialogmasken (Assistenten)<\/strong> zulassen.<\/p>\n

Beide Ans\u00e4tze haben ihre Vor- und Nachteile.<\/p>\n

W\u00e4hrend bei dem codebasierten<\/em> Verfahren zun\u00e4chst die Syntax der verwendeten Sprache erlernt werden muss, in der Folge aber mittels gemeinsam genutzter Codebibliotheken immer wiederkehrende Logiken schnell umgesetzt und zentral verwaltet werden k\u00f6nnen, ist die Lernschwelle bei maskenbasierenden<\/em> Vorlagendesigner zun\u00e4chst niedriger als beim codebasierten Ansatz. Die Pflege von komplexen Vorlagen ist jedoch bei der Verwendung von Dialogen (Assistenten) teilweise sehr m\u00fchsam, zudem ist eine zentrale Verwaltung von immer wiederkehrenden Logiken schwieriger.<\/p>\n

F\u00fcr welche Technologie sich nun entscheiden?<\/p>\n

Zur Beantwortung dieser Frage sollte man zun\u00e4chst einmal einen Blick auf die Vorlagen und Textbausteine<\/em> werfen, die zuk\u00fcnftig automatisiert erstellt werden sollen.<\/p>\n

Handelt es sich um eine Vielzahl von Vorlagen, bei denen h\u00e4ufig wiederkehrende Abfragelogiken und\/oder Dateninhalte f\u00fcr die Automatisierung hinterlegt werden<\/em> sollen oder sind diese Vorlagen sehr komplex aufgebaut<\/em>, so bietet sich die Nutzung einer Software mit einem codebasierten<\/em> Erstellungsansatz an, da es sich in einem solchen Fall lohnt, die Syntax der \u201eProgrammiersprache” f\u00fcr die Dokumentenautomation zu erlernen und immer wiederkehrende\/komplexe Logiken an einem zentralen Ort zur schnellen Wiederverwendung und Anpassung zu verwalten.<\/p>\n

Sollen jedoch nur wenige\/einfache<\/em> Vorlagen automatisiert werden, so lohnt sich meines Erachtens der Aufwand nicht, tiefer in die Programmiersyntax zur Erstellung einzusteigen, vielmehr wird eine Erstellung unter Verwendung von visuellen Assistenten hier besser geeignet sein.<\/p>\n

Neben dem Blick auf die Vorlagen ist nat\u00fcrlich auch zu ber\u00fccksichtigen, welche Ressourcen f\u00fcr die Erstellung und Pflege von Vorlagen im Rahmen der Dokumentenautomatisierung organisatorisch in der Kanzlei zur Verf\u00fcgung stehen.<\/p>\n

Bei kleinen Einheiten wird h\u00e4ufig ein codebasierter Ansatz schon aufgrund des notwendigen h\u00f6heren Schulungsaufwandes ausscheiden. (Es sei denn, es gibt Rechtsanw\u00e4lte\/Mitarbeiter mit einer Affinit\u00e4t zum Programmieren ;-))<\/p>\n

Lohnt sich der Aufwand \u00fcberhaupt?<\/p>\n

Aus eigener Erfahrung kann ich berichten, dass selbst die Automatisierung von nur wenigen Vorlagen, die aber h\u00e4ufig im Kanzleibetrieb verwendet werden, eine erhebliche Steigerung der Produktivit\u00e4t mit sich bringt.<\/p>\n

Man glaubt gar nicht, wie oft man im Laufe eines Tages stupide “Textersetzungsarbeiten” durchf\u00fchrt.<\/p>\n

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