{"id":509,"date":"2019-03-24T20:13:18","date_gmt":"2019-03-24T18:13:18","guid":{"rendered":"https:\/\/legal-tech-nerd.de\/?p=509"},"modified":"2019-08-02T18:38:22","modified_gmt":"2019-08-02T16:38:22","slug":"kanzleisoftware-change-please","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/legal-tech-nerd.de\/en\/2019\/03\/24\/kanzleisoftware-change-please\/","title":{"rendered":"Kanzleisoftware – Change Please!"},"content":{"rendered":"

Der am meisten abgerufene Beitrag in meinem Blog ist bislang mit Abstand mein Text zu cloudbasierter Kanzleisoftware<\/a>. Dieses weiterhin bestehende Interesse an \u201cklassischer\u201d Organisationssoftware neben den \u201cneuen\u201d LegalTech-Themen wie \u201eDokumentanalyse mit KI\u201c, \u201eWorkflowautomation\u201c und \u201eDocument-Assembly-Solutions\u201c ist meiner Ansicht nach haupts\u00e4chlich in der Unzufriedenheit der Anwaltskanzleien mit den derzeitig im Einsatz befindlichen L\u00f6sungen im Bereich “Kanzleiorganisation” begr\u00fcndet. Diese Unzufriedenheit resultiert nach meinen Gespr\u00e4chen und beruflichen Erfahrungen vor allem aus folgenden Umst\u00e4nden:<\/p>\n

    \n
  1. Keine zufriedenstellende Nutzungsm\u00f6glichkeit remote und auf mobilen Endger\u00e4ten<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

    Viele Anwendungen im Bereich Case-Management, Kontaktverwaltung, Leistungserfassung und Abrechnung gibt es bereits seit den 1990er und sind nun technologisch endg\u00fcltig \u201cin die Jahre gekommen\u201d.<\/p>\n

    Wie in meinem Blogeintrag zu cloudbasierter Kanzleisoftware<\/a> bereits detailliert beschrieben, wurden die dominierenden Organisationsl\u00f6sungen bei Kanzleien in Deutschland und Europa lange vor dem Internet und deshalb weit vor den nunmehr m\u00f6glichen Systemarchitekturen (z.B. Microservices, Serverless-Architektur) konzeptioniert und entwickelt.<\/p>\n

    Die damalige \u201cState-of-the-art\u201d-Technologie von Desktopanwendungen mit Anbindung der lokal installieren Applikationen an zentral in der Kanzlei gehosteted Datenbanken (so genannte \u201eClient-Server-Architektur\u201c) \u201cverhindert\u201d nun leider die einfache technische Umsetzung der Nutzung auf mobilen Endger\u00e4ten oder einer generellen browsergest\u00fctzten Verwendung.<\/p>\n

      \n
    1. Fehlende M\u00f6glichkeiten der Anbindung von Applikationen von Drittanbietern au\u00dferhalb des Bereiches Kanzleiorganisation<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

      Auch stellen immer mehr Kanzleien fest, dass im Rahmen der Einf\u00fchrung von neuen Anwendungen zur Prozessoptimierung (beispielsweise bei der Umsetzung von Legal Project Management Methoden in der Fallbearbeitung oder bei der Einf\u00fchrung von Methodiken zur schnellen Erstellung von Standarddokumenten) die bislang genutzte Organisationssoftware leider h\u00e4ufig auf technischen Ebene zum \u201eFlaschenhals\u201d wird oder gar zum Scheitern des Projekts f\u00fchrt.<\/p>\n

      Warum ist dies so?<\/p>\n

      Ein \u201ccharakteristisches\u201c Merkmal vieler derzeit in den Kanzleien genutzten L\u00f6sungen in Bereich Mandats-\/Unternehmensorganisation ist die Umsetzung des Konzepts \u201eEine <\/strong>(Softwarel\u00f6sung)<\/em> f\u00fcr Alles <\/strong>(Einsatzgebiete)<\/em>\u201c<\/strong>.<\/p>\n

      Die Anbieter entwickelten auf Grundlage dieses Konzepts Applikationen, die alle organisatorische Themenbereiche (Kontaktverwaltung, Organisation der Falldaten, Dokumentmanagement, Leistungserfassung und Rechnungserstellung, Buchhaltung, Controlling und Reporting<\/em>) einer Kanzlei in einer Anwendung geb\u00fcndelt abbilden.<\/p>\n

      Sie konzipierten daher ihre Programme als \u201emonolithische Bl\u00f6cke\u201c und investierten wenig bis gar keine Ressourcen in technische M\u00f6glichkeiten f\u00fcr eine Anbindung von L\u00f6sungen anderer Hersteller via Schnittstellen (APIs).<\/p>\n

      Diese fehlende Konnektivit\u00e4t f\u00fchrt nunmehr aber zu zahlreichen, schwerwiegenden Problemen bei der Einf\u00fchrung neuen Softwareapplikationen in den Kanzleien.<\/p>\n

      Um diese Problematik etwas konkreter zu beschreiben, nachfolgend ein kleines Beispiel:<\/p>\n

      In der Bearbeitung von Mandaten unter Verwendung von Legal Project Management Prinzipen soll eine entsprechende LPMS (Legal-Project-Management-Software) eingef\u00fchrt werden.<\/em>
      \nWichtiger programmatischer Bestandteil dieser LPMS ist die Zuweisung von Aufgaben an die im Mandat\/Projekt beteiligten Personen durch den verantwortlichen Projektmanager.<\/em>
      \nDamit dieser vor Zuweisung ermitteln kann, ob der \u201epotenzielle\u201c Aufgabenempf\u00e4nger \u00fcberhaupt gen\u00fcgend Zeit hat, um die gew\u00fcnschten T\u00e4tigkeiten fristgerecht durchzuf\u00fchren, sollte die LPMS auf Informationen aus der Kanzleiorganisationssoftware bez\u00fcglich vorhandener Termine und Fristen des \u201eins Auge gefassten\u201c Bearbeiters zugreifen k\u00f6nnen und diese innerhalb der Anwendung dem Benutzer zur Verf\u00fcgung stellen.<\/em>
      \nIst eine solche Anbindung nicht m\u00f6glich, da entsprechende Schnittstellen in der Kanzleiorganisationssoftware nicht vorhanden sind, so m\u00fcsste der Projektmanager (als Workaround) vor Erstellung und Zuordnung einer Aufgabe immer zun\u00e4chst selbst manuell in die Kanzleiorganisationssoftware wechseln, dort \u201eh\u00e4ndisch\u201c die ben\u00f6tigen Informationen \u201ezusammensuchen\u201c, um dann zu entscheiden, ob der geplante Bearbeiter der Aufgabe \u00fcberhaupt noch gen\u00fcgend freie Ressurcen hat, zur\u00fcck in die LPM Software wechseln und dort die entsprechende Eingaben durchzuf\u00fchren.<\/em><\/p>\n

      Klingt m\u00fchsam? Ist es auch. Und bei einer Vielzahl von vergebenden Aufgaben der \u201eTod\u201c jedes vern\u00fcnftigen Projektmanagements.<\/p>\n

      Dieses kleine Beispiel veranschaulicht (hoffentlich) ein wenig, wie wichtig eine vern\u00fcnftige API auf Seiten der Organisationssoftware f\u00fcr die erfolgreiche Einf\u00fchrung neuartiger Softwarel\u00f6sungen ist.<\/p>\n

        \n
      1. Fehlende Flexibilit\u00e4t bei der Anpassung von Funktionalit\u00e4ten im Bereich Kanzleiorganisation selbst<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

        Aber nicht nur bei der Einf\u00fchrung von Software au\u00dferhalb des eigentlichen Aufgabenbereichs von Case-Management-L\u00f6sungen, sondern auch bei der Nutzung der vorhandenen Organisationssoftware selbst wird diese technologisch immer mehr zum \u201eHemmschuh\u201c f\u00fcr erfolgreiche Gesch\u00e4ftsmodelle in der Rechtsberatung.<\/p>\n

        Die Digitalisierung und die damit einhergehenden Ver\u00e4nderungen in den Erwartungshaltungen der bestehenden Mandantschaft und potentiell neuer Klienten (\u201eMore for less<\/strong>\u201c) f\u00fchrt dazu, dass Kanzleien ihre Gesch\u00e4ftsmodelle anpassen (werden) m\u00fcssen. M\u00f6gliche Differenzierungspotentiale innerhalb des Marktes k\u00f6nnten sich zum Beispiel bei den angebotenen Verg\u00fctungsmodellen oder bei der Einbindung der Mandantschaft im Rahmen der Fallbearbeitung ergeben.<\/p>\n

        Die genannten Ver\u00e4nderungen in den anwaltlichen Beratungsleistungen werden auch in einer weiter zunehmenden Diversit\u00e4t bez\u00fcglich den organisatorischen Strukturen und Arbeitsweisen der Kanzleien m\u00fcnden.<\/p>\n

        Dies bedingt zwangsl\u00e4ufig auch eine entsprechende Reflexion in der eingesetzten Organisationssoftware. Eine praxistaugliche Umsetzung in den entsprechenden Applikationen ist daher ein wesentlicher Erfolgsfaktor zuk\u00fcnftiger, ver\u00e4nderter Gesch\u00e4ftsmodelle.<\/p>\n

        Der oben bereits genannte Applikationsansatz \u201cOne fits all<\/strong>\u201d der Anbieter von bisheriger Kanzleiorganisationssoftware \u201everhindert\u201c wegen fehlender Schnittstellenanbindung und offener Programmstrukturen die notwendigen Umgestaltungen innerhalb der eigentlichen Organisationssoftware, sei es nun durch Austausch einzelner Module<\/strong> (z.B. Abrechnung, Leistungserfassung und Reporting) durch besser geeignete L\u00f6sungen von Drittanbietern<\/strong>, sei es durch Erweiterung vorhandener Funktionalit\u00e4ten durch (kanzlei)eigene Programmierl\u00f6sungen<\/strong>.<\/p>\n

        Eine hierf\u00fcr notwendige Deaktivierung\/Modifizierung von einzelnen Funktionsbl\u00f6cken wird (derzeit) von keinem der bisherigen Anbietern unterst\u00fctzt und es kann auch leider bezweifelt werden, dass es -schon aus Gr\u00fcnden der Softwarearchitektur- \u00fcberhaupt m\u00f6glich sein wird, derzeitige L\u00f6sungen entsprechend nachzur\u00fcsten (Ob die Hersteller dies \u00fcberhaupt wollen, steht daneben auf einem ganz anderen Blatt)<\/p>\n

        Dieses Defizit bei der Anpassbarkeit ist\/wird deshalb ein echter \u201cBlocker\u201d bei den notwendigen Neuausrichtungen der Kanzleien.<\/p>\n

          \n
        1. M\u00f6gliche L\u00f6sungsans\u00e4tze<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

          Da die bisherigen L\u00f6sungen somit zunehmend \u201cproblematisch\u201d werden, wie k\u00f6nnte nun eine zukunftsf\u00e4hige Organisationssoftware skizziert werden?<\/p>\n

          Aus den oben genannten Gr\u00fcnden sollte Organisationssoftware f\u00fcr Kanzleien (und auch Rechtsabteilungen) soweit wie m\u00f6glich unter Ber\u00fccksichtigung einer offenen Plattformarchitektur<\/strong> umgesetzt werden. Eine solche Architektur h\u00e4tte unter anderem zwei gro\u00dfe Vorteile<\/p>\n