Dokumentenautomatisierung ?

Im Rahmen der aktuellen Diskussionen zum Thema „Legaltech“ wird häufig seitens der Kanzleien oder Rechtsabteilungen überlegt, sich zunächst mit dem Bereich „automatisierte Dokumentenerstellung“ (Document assembly) zu beschäftigen.

Dies hat gute Gründe.

Zum einen ist die Technik in diesem Bereich grundsätzlich bereits ziemlich ausgereift, zum anderen bedarf es nicht – wie zum Beispiel bei Anwendungen zur Dokumentenanalyse – einer langwierigen Anlernphase der Software. Auch erscheinen die Effizienzsteigerungen in diesem Bereich vergleichsweise einfach umsetzbar zu sein.

Doch wie so oft bei Softwareprojekten, sollte auch in diesem Fall nicht nur die Anschaffung der eigentlichen Applikation gut überlegt sein, sondern es ist ebenfalls darauf zu achten, wie überhaupt die Verwendung eines solchen Programmes zur automatisierten Vertrags- und Dokumentenerstellung in die bestehenden Arbeitsprozessen einer Kanzlei integriert werden kann.

Insbesondere die Erstellung und Pflege von Vorlagen und Textmodulen, einschließlich der -für die Datengewinnung im Rahmen des Automatisierungsvorganges notwendigen- Abfragemasken der Anwendung stellt neben der Dokumentengenerierung selbst einen nicht minder wichtigen Aspekt bei der Umsetzung eines solchen Projekts dar.

Während beim automatisierten Erstellungs- und ausgabeprozess die Funktionsweise der angebotenen Lösungen mehr oder weniger identisch ist, gibt es große Unterschiede zwischen den einzelnen Programmanbietern bezüglich Art und Weise, wie Vorlagen und die hierzu korrespondierenden Entscheidungsdialoge erstellt und gepflegt werden.

So gibt es Anbieter eines sogenannten „codebasierenden“ Ansatzes, bei welchem die Dokumentenlogik in einer Art „Programmiersprache“ erstellt und auch gepflegt werden muss. Auf der anderen Seite sind auch Programme auf dem Markt, welche die (immer notwendige) Codierung einer Vorlage vor dem Ersteller „versteckt“ und stattdessen ausschließlich die Gestaltung der Dokumentenlogik über Dialogmasken (Assistenten) zulassen.

Beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile.

Während bei dem codebasierten Verfahren zunächst die Syntax der verwendeten Sprache erlernt werden muss, in der Folge aber mittels gemeinsam genutzter Codebibliotheken immer wiederkehrende Logiken schnell umgesetzt und zentral verwaltet werden können, ist die Lernschwelle bei maskenbasierenden Vorlagendesigner zunächst niedriger als beim codebasierten Ansatz. Die Pflege von komplexen Vorlagen ist jedoch bei der Verwendung von Dialogen (Assistenten) teilweise sehr mühsam, zudem ist eine zentrale Verwaltung von immer wiederkehrenden Logiken schwieriger.

Für welche Technologie sich nun entscheiden?

Zur Beantwortung dieser Frage sollte man zunächst einmal einen Blick auf die Vorlagen und Textbausteine werfen, die zukünftig automatisiert erstellt werden sollen.

Handelt es sich um eine Vielzahl von Vorlagen, bei denen häufig wiederkehrende Abfragelogiken und/oder Dateninhalte für die Automatisierung hinterlegt werden sollen oder sind diese Vorlagen sehr komplex aufgebaut, so bietet sich die Nutzung einer Software mit einem codebasierten Erstellungsansatz an, da es sich in einem solchen Fall lohnt, die Syntax der „Programmiersprache“ für die Dokumentenautomation zu erlernen und immer wiederkehrende/komplexe Logiken an einem zentralen Ort zur schnellen Wiederverwendung und Anpassung zu verwalten.

Sollen jedoch nur wenige/einfache Vorlagen automatisiert werden, so lohnt sich meines Erachtens der Aufwand nicht, tiefer in die Programmiersyntax zur Erstellung einzusteigen, vielmehr wird eine Erstellung unter Verwendung von visuellen Assistenten hier besser geeignet sein.

Neben dem Blick auf die Vorlagen ist natürlich auch zu berücksichtigen, welche Ressourcen für die Erstellung und Pflege von Vorlagen im Rahmen der Dokumentenautomatisierung organisatorisch in der Kanzlei zur Verfügung stehen.

Bei kleinen Einheiten wird häufig ein codebasierter Ansatz schon aufgrund des notwendigen höheren Schulungsaufwandes ausscheiden. (Es sei denn, es gibt Rechtsanwälte/Mitarbeiter mit einer Affinität zum Programmieren ;-))

Lohnt sich der Aufwand überhaupt?

Aus eigener Erfahrung kann ich berichten, dass selbst die Automatisierung von nur wenigen Vorlagen, die aber häufig im Kanzleibetrieb verwendet werden, eine erhebliche Steigerung der Produktivität mit sich bringt.

Man glaubt gar nicht, wie oft man im Laufe eines Tages stupide „Textersetzungsarbeiten“ durchführt.