Kanzleisoftware – Change Please!

Der am meisten abgerufene Beitrag in meinem Blog ist bislang mit Abstand mein Text zu cloudbasierter Kanzleisoftware. Dieses weiterhin bestehende Interesse an “klassischer” Organisationssoftware neben den “neuen” LegalTech-Themen wie „Dokumentanalyse mit KI“, „Workflowautomation“ und „Document-Assembly-Solutions“ ist meiner Ansicht nach hauptsächlich in der Unzufriedenheit der Anwaltskanzleien mit den derzeitig im Einsatz befindlichen Lösungen im Bereich „Kanzleiorganisation“ begründet. Diese Unzufriedenheit resultiert nach meinen Gesprächen und beruflichen Erfahrungen vor allem aus folgenden Umständen:

  1. Keine zufriedenstellende Nutzungsmöglichkeit remote und auf mobilen Endgeräten

Viele Anwendungen im Bereich Case-Management, Kontaktverwaltung, Leistungserfassung und Abrechnung gibt es bereits seit den 1990er und sind nun technologisch endgültig “in die Jahre gekommen”.

Wie in meinem Blogeintrag zu cloudbasierter Kanzleisoftware bereits detailliert beschrieben, wurden die dominierenden Organisationslösungen bei Kanzleien in Deutschland und Europa lange vor dem Internet und deshalb weit vor den nunmehr möglichen Systemarchitekturen (z.B. Microservices, Serverless-Architektur) konzeptioniert und entwickelt.

Die damalige “State-of-the-art”-Technologie von Desktopanwendungen mit Anbindung der lokal installieren Applikationen an zentral in der Kanzlei gehosteted Datenbanken (so genannte „Client-Server-Architektur“) “verhindert” nun leider die einfache technische Umsetzung der Nutzung auf mobilen Endgeräten oder einer generellen browsergestützten Verwendung.

  1. Fehlende Möglichkeiten der Anbindung von Applikationen von Drittanbietern außerhalb des Bereiches Kanzleiorganisation

Auch stellen immer mehr Kanzleien fest, dass im Rahmen der Einführung von neuen Anwendungen zur Prozessoptimierung (beispielsweise bei der Umsetzung von Legal Project Management Methoden in der Fallbearbeitung oder bei der Einführung von Methodiken zur schnellen Erstellung von Standarddokumenten) die bislang genutzte Organisationssoftware leider häufig auf technischen Ebene zum „Flaschenhals” wird oder gar zum Scheitern des Projekts führt.

Warum ist dies so?

Ein “charakteristisches“ Merkmal vieler derzeit in den Kanzleien genutzten Lösungen in Bereich Mandats-/Unternehmensorganisation ist die Umsetzung des Konzepts „Eine (Softwarelösung) für Alles (Einsatzgebiete).

Die Anbieter entwickelten auf Grundlage dieses Konzepts Applikationen, die alle organisatorische Themenbereiche (Kontaktverwaltung, Organisation der Falldaten, Dokumentmanagement, Leistungserfassung und Rechnungserstellung, Buchhaltung, Controlling und Reporting) einer Kanzlei in einer Anwendung gebündelt abbilden.

Sie konzipierten daher ihre Programme als „monolithische Blöcke“ und investierten wenig bis gar keine Ressourcen in technische Möglichkeiten für eine Anbindung von Lösungen anderer Hersteller via Schnittstellen (APIs).

Diese fehlende Konnektivität führt nunmehr aber zu zahlreichen, schwerwiegenden Problemen bei der Einführung neuen Softwareapplikationen in den Kanzleien.

Um diese Problematik etwas konkreter zu beschreiben, nachfolgend ein kleines Beispiel:

In der Bearbeitung von Mandaten unter Verwendung von Legal Project Management Prinzipen soll eine entsprechende LPMS (Legal-Project-Management-Software) eingeführt werden.
Wichtiger programmatischer Bestandteil dieser LPMS ist die Zuweisung von Aufgaben an die im Mandat/Projekt beteiligten Personen durch den verantwortlichen Projektmanager.
Damit dieser vor Zuweisung ermitteln kann, ob der „potenzielle“ Aufgabenempfänger überhaupt genügend Zeit hat, um die gewünschten Tätigkeiten fristgerecht durchzuführen, sollte die LPMS auf Informationen aus der Kanzleiorganisationssoftware bezüglich vorhandener Termine und Fristen des „ins Auge gefassten“ Bearbeiters zugreifen können und diese innerhalb der Anwendung dem Benutzer zur Verfügung stellen.
Ist eine solche Anbindung nicht möglich, da entsprechende Schnittstellen in der Kanzleiorganisationssoftware nicht vorhanden sind, so müsste der Projektmanager (als Workaround) vor Erstellung und Zuordnung einer Aufgabe immer zunächst selbst manuell in die Kanzleiorganisationssoftware wechseln, dort „händisch“ die benötigen Informationen „zusammensuchen“, um dann zu entscheiden, ob der geplante Bearbeiter der Aufgabe überhaupt noch genügend freie Ressurcen hat, zurück in die LPM Software wechseln und dort die entsprechende Eingaben durchzuführen.

Klingt mühsam? Ist es auch. Und bei einer Vielzahl von vergebenden Aufgaben der „Tod“ jedes vernünftigen Projektmanagements.

Dieses kleine Beispiel veranschaulicht (hoffentlich) ein wenig, wie wichtig eine vernünftige API auf Seiten der Organisationssoftware für die erfolgreiche Einführung neuartiger Softwarelösungen ist.

  1. Fehlende Flexibilität bei der Anpassung von Funktionalitäten im Bereich Kanzleiorganisation selbst

Aber nicht nur bei der Einführung von Software außerhalb des eigentlichen Aufgabenbereichs von Case-Management-Lösungen, sondern auch bei der Nutzung der vorhandenen Organisationssoftware selbst wird diese technologisch immer mehr zum „Hemmschuh“ für erfolgreiche Geschäftsmodelle in der Rechtsberatung.

Die Digitalisierung und die damit einhergehenden Veränderungen in den Erwartungshaltungen der bestehenden Mandantschaft und potentiell neuer Klienten („More for less“) führt dazu, dass Kanzleien ihre Geschäftsmodelle anpassen (werden) müssen. Mögliche Differenzierungspotentiale innerhalb des Marktes könnten sich zum Beispiel bei den angebotenen Vergütungsmodellen oder bei der Einbindung der Mandantschaft im Rahmen der Fallbearbeitung ergeben.

Die genannten Veränderungen in den anwaltlichen Beratungsleistungen werden auch in einer weiter zunehmenden Diversität bezüglich den organisatorischen Strukturen und Arbeitsweisen der Kanzleien münden.

Dies bedingt zwangsläufig auch eine entsprechende Reflexion in der eingesetzten Organisationssoftware. Eine praxistaugliche Umsetzung in den entsprechenden Applikationen ist daher ein wesentlicher Erfolgsfaktor zukünftiger, veränderter Geschäftsmodelle.

Der oben bereits genannte Applikationsansatz “One fits all” der Anbieter von bisheriger Kanzleiorganisationssoftware „verhindert“ wegen fehlender Schnittstellenanbindung und offener Programmstrukturen die notwendigen Umgestaltungen innerhalb der eigentlichen Organisationssoftware, sei es nun durch Austausch einzelner Module (z.B. Abrechnung, Leistungserfassung und Reporting) durch besser geeignete Lösungen von Drittanbietern, sei es durch Erweiterung vorhandener Funktionalitäten durch (kanzlei)eigene Programmierlösungen.

Eine hierfür notwendige Deaktivierung/Modifizierung von einzelnen Funktionsblöcken wird (derzeit) von keinem der bisherigen Anbietern unterstützt und es kann auch leider bezweifelt werden, dass es -schon aus Gründen der Softwarearchitektur- überhaupt möglich sein wird, derzeitige Lösungen entsprechend nachzurüsten (Ob die Hersteller dies überhaupt wollen, steht daneben auf einem ganz anderen Blatt)

Dieses Defizit bei der Anpassbarkeit ist/wird deshalb ein echter “Blocker” bei den notwendigen Neuausrichtungen der Kanzleien.

  1. Mögliche Lösungsansätze

Da die bisherigen Lösungen somit zunehmend “problematisch” werden, wie könnte nun eine zukunftsfähige Organisationssoftware skizziert werden?

Aus den oben genannten Gründen sollte Organisationssoftware für Kanzleien (und auch Rechtsabteilungen) soweit wie möglich unter Berücksichtigung einer offenen Plattformarchitektur umgesetzt werden. Eine solche Architektur hätte unter anderem zwei große Vorteile

  • Standardisierte APIs
  • Modularität der einzelnen Module
  • Zentrale/einheitliche Bereitstellung von modulübergreifenden Funktionalitäten

Auch wenn es für die Hersteller von bisherigen Lösungen nicht sofort ersichtlich ist, hätte ein solches Architekturmodell auf für diese gewichtige Vorteile

  • Zum einen steigt die Attraktivität der angebotenen Plattformlösung, da die Kanzleien nun (endlich) eine Lösung an der Hand haben würden, um ihre speziellen Anforderungen umsetzen zu können, ohne gleich ein komplettes System selbst entwickeln zu müssen
  • Die Wartbarkeit der Lösung wird auch für die Hersteller selbst erhöht und vereinfacht (Modularität)
  • Zudem könnte durch ein einheitliches Benutzermanagement, das von der Plattformlösung für alle Schnittstellen/Module zur Verfügung gestellt wird, verbunden mit einem anpassbaren Oberflächencontainer, Entwicklungen von Modulen vereinfachen und beschleunigen (Time to market wird auch hier immer wichtiger)

Klingt dieser Lösungsansatz nicht schlecht?

Finde ich auch und daher -getreu dem Motto- “machen statt reden”- habe ich schon mal angefangen, mir erste Gedanken bezüglich der Konzeptionierung einer entsprechenden Lösung zu machen (Prototyping macht halt einfach Spaß).

Sobald erste brauchbare Ergebnisse vorliegen, werde ich hier in meinem Blog darüber berichten.

Über Anmerkungen, Vorschläge etc. zu diesem Thema würde ich mich natürlich sehr freuen.

 

 

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