Cloudbasierte Kanzleisoftware – ist die Zeit nun reif dafür?

Auf dem gerade zu Ende gegangenen Anwaltstag in Mannheim stellte ich im Rahmen meines Besuchs des Ausstellungsbereichs für Softwarelösungen und Services im anwaltlichen Beratungsumfeld („AdvoTec“) fest, dass das Thema „Kanzleisoftware aus der Cloud“ bei vielen Anbietern zunehmend eine wichtigere Rolle spielt. Noch vor einigen Jahren war es undenkbar, dass der Anwaltschaft für ihre Kanzleiorganisation Programme angeboten werden, welche webbasierend in (public) Clouds gehosted, und nicht lokal in der IT-Infrastruktur der Kanzleien betrieben werden. Hauptgründe gegen Webangebote waren in Vergangenheit vor allem die hohen Anforderungen an die Datensicherheit, insbesondere aus § 203 StGB (Verletzung von Privatgeheimnissen). Die zuletzt durchgeführte Reform des genannten Paragrafen und die damit einhergehenden Anpassungen bei den berufsrechtlichen Vorschriften, sowie die beginnende allgemeine Digitalisierung in der Rechtsberatung (Stichwort „LegalTech“) und nicht zuletzt technische Fortschritte bei Verschlüsselung und Anwendungsarchitektur scheinen jedoch auch bei den Angeboten im Bereich Kanzleiorganisationsoftware zu einem Umdenken bei den Anwältinnen und Anwälten, was das Thema „Cloud“ betrifft, zu führen.

Vorteile von webbasierter Kanzleisoftware

Was sind die Vorteile einer webbasierten Kanzleisoftware gegenüber den bisherigen Systemen?

Während bisher fast alle Kanzleilösungen so genannte „Client-Server“-Anwendungen sind, bei welchen auf jeden Arbeitsplatz das Hauptprogramm installiert, und auf einen internen Kanzleiserver eine zentrale Datenbank eingerichtet werden muss, um einen zentralen Zugriff auf die gespeicherten Informationen zu ermöglichen, sind diese umfangreichen Installationsarbeiten bei webbasierten Lösungen nicht notwendig.

Hier genügt meistens die Einrichtung der Kanzlei und der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter online und schon kann es losgehen. Das Backup der gespeicherten Daten erfolgt bei Cloudlösungen in der Regel automatisch durch die Anbieter, der Kunde muss sich darum nicht mehr kümmern.

Ein weiterer großer Vorteil von Onlinelösungen gegenüber des bisherigen lokal betriebenen („On-Premise“) Systemen ist, dass die Software immer auf dem aktuellen Stand ist, mühsame eigene manuelle Installationen von Patches und Updates durch die Kanzlei entfallen vollständig.

Während die bisherigen Argumente pro cloudbasierten Lösungen hauptsächlich die „Pflege“ und „Instandhaltung“ der Systeme betreffen, sind meiner Ansicht nach die größten Vorteile von webbasierter Software in der Mobilität und Erweiterbarkeit derartiger Systeme zu sehen. Fast alle Lösungen, die auf modernen Webtechnologien aufgebaut sind, können sowohl auf dem (Desktop)Rechner in der Kanzlei als auch auf mobilen Endgeräten wie iPads oder Smartphones genützt werden. Auch die Einbeziehung von Mandanten für den Informationsaustausch ist durch die Verwendung auf unterschiedlichen Endgeräte einfach, sicher und schnell möglich.

Was ist nun aber mit Erweiterbarkeit gemeint? Während die bisherigen Kanzleiorganisationssysteme „monolitsche“ Programme darstellen, die nicht oder nur in sehr eingeschränktem Umfang individuell auf spezielle Bedürfnisse einer Kanzlei angepasst werden können, verfügen cloudbasierten Lösungen in der Regel über eine offene Architektur mit umfangreichen Schnittstellen (APIs), die es ermöglichen, Angebote von Drittanbietern zu integrieren. So gibt es z.B. für die Cloudsoftware clio.com (bislang leider noch nicht für den deutschen Markt angepasst) mehr als 92 zusätzliche Apps, die an das Basissystem bei Bedarf „angekoppelt“ werden können. Darüber hinaus können individuell, kanzleispezifisch entwickelte Software mittels den (dokumentierten) Schnittstellen stabil angebunden werden.

Nachteile

Gibt es aber auch Nachteile bei der Verwendung von web-/cloudbasierten Lösungen gegebenüber den bisherigen Desktopanwendungen?

Ja, die gibt es, wenn auch diese, meiner Ansicht nach, die oben beschriebenen Vorteile bei weitem nicht „kompensieren“.

Wie alle Onlineangebote benötigen auch die entsprechenden Lösungen im Kanzleiumfeld zwingend eine stabile und schnelle Internetanbindung. Auch die Verwendung des Browsers zur Anzeige der Benutzeroberfläche führt (derzeit) noch zu einigen Beschränkungen in der Ausgestaltung der Anzeigeelemente (z.B. bei der Unterstützung der rechten Maustaste).

Einsatzfähigkeit der aktuellen Angebote

Cloudbasierte Anwendungen werden derzeit sowohl von bereits etablierten Anbietern, als auch von zahlreichen neuen Startups entwickelt. So präsentierte z.B. Wolters-Kluwer mit großem Aufwand seine webbasierte Software „Kleos„, das Unternehmen Soldan stellte sein Angebot „Rainmaker“ den Teilnehmern des Anwaltstages vor.

Während technisch die Entwicklungen schon ausgereift und fortgeschritten sind, ist jedoch beim Funktionsumfang derzeitig angebotener Online-Lösungen eine deutliche Differenz zu den etablierten Desktopprogrammen erkennbar.

Insbesondere was die Thematiken „Rechnungserstellung“ und „Auswertungen (Reporting)“ betreffen, so „hinken“ die webbasierten Angebote noch weit hinter der Konkurrenz der klassisch installierten Software hinterher. Diese funktionale Diskrepanz wird sich meiner Ansicht nach frühestens im Laufe des kommenden Jahres soweit reduziert haben, dass ein Wechsel zu den neuen Anbietern für Kanzleien, die bereits eine „klassische“ Software produktiv einsetzen, infrage kommen dürfte. Für Kanzleien, die sich gerade mit der erstmaligen Anschaffung einer Organisationssoftware beschäftigen -insbesondere für Berufsanfänger –, könnten aber bereits heute die bereits auf dem Markt befindlichen Webangebote eine sinnvolle Option sein, da – wie eben erläutert – sich der Funktionsumfang der cloudbasierten Lösungen aller Voraussicht nach zügig weiter verbessern wird.

Zusammenfassung

Den webbasierten Lösungen im Bereich Kanzleiorganisation gehört aufgrund der dargelegten Vorteile unbestritten die Zukunft. Etablierte Anbieter werden daher gezwungen sein, „Cloud Software“ als Nachfolger für ihre bestehenden Desktop-Programme neu zu entwickeln, ansonsten werden diese mittelfristig nicht mehr auf dem Markt präsent sein.

Derzeit übertreffen die klassischen Desktop-Anwendungen funktionell die aktuellen Angebote der webbasierten Lösungen vor allem bei der Rechnungserstellung und beim Reporting, sodass für Kanzleien, die bereits eine Kanzleisoftware einsetzen, sowie grundsätzlich für größere Einheiten, ein Wechsel in die Cloud kurzfristig noch nicht vernünftig ist. Für Kanzleineugründungen stellen jedoch die bereits jetzt verfügbaren Onlinesysteme eine interessante Option da.